¿Estás pensando en contratar un organizador de eventos para el encuentro de fin de año con tus clientes? ¿O planeas coordinarlo con tu equipo? ¿Has pensado en organizarlo en una terraza? Digamos que tienes 40 invitados en la lista, una fecha tentativa en diciembre y tres cotizaciones abiertas; el catering, audio y mobiliario. Lo que sí puedes tener por seguro es que cada proveedor espera tu respuesta en plena carga del cierre de año.
Las fechas de diciembre se ocupan pronto y cada semana sin decidir reduce tus opciones de espacio y proveedores. Si eliges tarde, terminarás ajustando el evento a los servicios disponibles y pasarás la noche resolviendo detalles, lejos de los clientes que quieres retener.
¿Y si estás por pagar dos veces por servicios que una terraza ya incluye? Antes de cerrar tus cotizaciones, revisa qué tareas cubre un paquete integral, cuáles debe asumir tu equipo y en qué casos sí necesitas contratar a un organizador de eventos.
Fuente: Magnific
Durante un evento corporativo, un organizador diseña el concepto, prepara el presupuesto, contrata proveedores, establece el programa y supervisa la operación durante el encuentro. Su intervención te puede ser útil en eventos grandes, con producción especial o múltiples proveedores que requieren coordinación.
Pongamos un ejemplo con una reunión corporativa de 30 a 50 personas, donde dos tareas concentran gran parte del trabajo:
Antes de contratar este servicio, revisa qué tareas asumiría tu equipo. ¿Sabías que puede haber cosas que cubra el espacio?
En CREA te ofrecemos paquetes de terraza que reúnen el espacio, mobiliario, alimentos, equipo audiovisual y personal de servicio, según lo contratado. Desde la cotización detallamos los servicios incluidos para que identifiques qué necesitas contratar por separado. Así, tu equipo conserva las decisiones propias del encuentro y cada responsable conoce sus tareas antes del evento:
Te recomendamos contratar a un especialista si tu encuentro requiere coordinación adicional a los servicios que te ofrecemos. Él podrá concentrar la planeación y dirigir la ejecución del evento:
Para un desayuno, working lunch, taquiza o buffet de hasta 50 personas, con un programa sencillo y un objetivo claro, podemos trabajar mano a mano con tu equipo para que ellos definan a los invitados, el mensaje y los detalles de marca. Nosotros te explicamos el alcance del montaje, los alimentos, el equipo y el servicio para que sepas qué recibes por el presupuesto contratado.
Antes de contratar, revisa qué servicios ya cubre el espacio y cuáles tendrías que pagar por separado. Por ejemplo, en CREA iniciamos cada cotización con tres datos: el objetivo del evento, el número de invitados y los servicios que ya tienes resueltos. Con esa información identificamos posibles gastos duplicados y tareas que requieren seguimiento de tu equipo.
Antes de contratar proveedores por separado para tu evento de 40 invitados, revisa qué servicios incluye el espacio. Por ello, en CREA te desglosamos el mobiliario, los alimentos, el equipo audiovisual y el personal contemplados en cada paquete. Así podrás identificar los servicios que ya tienes cubiertos y aquellos que necesitas cotizar adicionalmente.
Estas preguntas te darán claridad sobre los honorarios y las responsabilidades del organizador, sin duplicar tareas que ya cubre el paquete:
También puedes consultar los errores que toda empresa debe evitar en eventos en terrazas para anticipar problemas de logística.
Tu evento de cierre de año es una oportunidad para agradecer a tus clientes y fortalecer relaciones comerciales. ¡Mereces recibirlos en un espacio preparado, con los alimentos, el equipo y el personal listos para atenderlos!
En CREA Working Spaces contamos con dos terrazas en Del Valle, sobre Av. Coyoacán, para reuniones de hasta 20 personas y eventos de hasta 50. Nuestros paquetes contemplan cinco horas de uso, opciones de menú, mobiliario, equipo audiovisual y personal de servicio, según lo contratado. Te presentamos una propuesta con los servicios incluidos y los requerimientos adicionales de tu evento.
Tu evento de fin de año merece una solución más sencilla. ¡Contáctanos hoy y cotiza tu evento en nuestras terrazas! Cuéntanos qué fecha tienes en mente, cuántos invitados esperas y qué tipo de encuentro estás preparando.
Tú concéntrate en fortalecer las relaciones con tus clientes; nosotros nos ocupamos de recibirlos.
Diseña el concepto, elabora un presupuesto por partida, contrata proveedores y prepara un programa con horarios y responsables. También supervisa el montaje y la operación. Algunos profesionales cobran una tarifa fija y otros un porcentaje del presupuesto; solicita el alcance por escrito.
Para eventos de diciembre, te recomendamos reservar con varias semanas de anticipación. Las fechas de cierre de año tienen alta demanda. En CREA revisamos contigo la fecha, el número de invitados y el montaje para preparar tu propuesta.
No te preocupes, en CREA ofrecemos paquetes con alimentos y contemplamos proveedores de catering externos con un cargo adicional por persona. Si trabajas con un organizador, consúltanos las condiciones de acceso, montaje y participación de terceros antes de cerrar las contrataciones.
En nuestra ubicación en la Colonia Del Valle, tenemos una terraza para reuniones de hasta 20 personas y otra para eventos de hasta 50. Indícanos el formato de tu encuentro, ya sea banquete, cóctel o presentación, para revisar la distribución del espacio.
Haz una lista de las tareas del encuentro y marca cuáles cubre el paquete. Si tu equipo solo necesita gestionar invitados, mensajes y detalles de marca, revisa la propuesta integral. Si tienes producción especial, múltiples proveedores o actividades complejas, contrata a un especialista.
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